Begini Proses e-Purchasing dengan Procurement Elektronik

 

 

 

katalog elektronikDalam mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan, perusahaan bisa melakukan banyak cara. Salah satunya adalah dengan langsung membeli dengan bantuan katalog. Kemajuan internet atau teknologi membuat perusahaan bisa melakukan proses tersebut secara online. Bagaimana caranya? Ini prosesnya

 

1.Pemesanan Barang atau Jasa

 

Biasanya perusahaan sudah memiliki daftar katalog atau e-katalog dari produk yang disediakan oleh penyedia. Anda bisa melihat daftar barangnya mulai dari harga, jenis, spesifikasi hingga jumlah ketersediaan. Bahkan, pada sistem pemerintah sudah memiliki katalog dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

 

Software Procurement  bisa dipakai untuk menampilkan katalog ini. Dengan demikian divisi yang membutuhkan bisa melihat kira-kira penyedia barang mana yang menyediakan produk yang sesuai kebutuhan. Setelah sudah menemukan barang yang dimaksud, tim procurement bisa langsung melakukan purchasing secara elektronik.

 

Tentunya sistem ini juga sudah terhubung dengan penyedia barang dan jasa. Proses pembelian tidak lagi perlu banyak dokumen karena penyedia barang dan jasa bisa mengetahui bila ada pemesanan. Setelah penyedia sudah melakukan konfirmasi terhadap pembelian tersebut, tim procurement bisa melakukan surat pesanan pembelian barang yang bisa dilakukan langsung di sistem e-purchasing tersebut.

 

  1. Pengiriman Barang/Jasa

 

Setelah proses pemesanan dilakukan, penyedia barang atau jasa harus langsung menyediakan barang yang dipesan. Status pengiriman juga bisa diupdate dengan bantuan aplikasi e-purchasing. Begitu pula ketika perusahaan sudah menerima barang tersebut. Setelah itu, proses pemeriksaan barang. Proses ini juga penting untuk memastikan bahwa barang yang dipesan sudah sesuai.

 

Bilamana terjadi ketidaksesuaian antara pemesanan dengan barang yang datang, perusahaan berhak untuk meminta ganti. Tentunya Anda bisa langsung mengembalikan produk tersebut untuk diganti yang baru dan sesuai. Semua proses ini bisa Anda laporkan di software procurement sehingga bisa menjadi catatan untuk pembelian barang berikutnya. Setelah beres biasanya ada Berita Acara Serah Terima (BAST) yang menjadi tanda bahwa barang diterima dengan baik.

 

3.Pembayaran

 

Kini saatnya Anda sebagai perusahaan harus menjalankan kewajiban untuk membayar barang yang sudah dipesan. Setelah BAST sudah diterima oleh penyedia barang, maka penyedia akan langsung menerbitkan invoice yang bisa langsung diunggah di sistem. Dengan demikian perusahaan bisa melakukan rekapan atau pembayaran dengan melihat invoice yang diunggah tersebut. Dengan demikian proses pembelian barang dan jasa tidak lagi sulit dan terlewat baik dari segi pemeriksaan kualitas hingga dari segi pembayaran.

 

 

 

 

 

 

Leave a Comment